В современном цифровом рабочем пространстве управление данными и конфиденциальностью становится ключевым аспектом. Microsoft Teams, как центральный хаб для коммуникаций, предлагает мощные инструменты для этого, включая политики хранения (Retention Policies). Эта инструкция поможет администраторам настроить автоматическое удаление сообщений в Teams через 24 часа, обеспечивая соответствие корпоративным стандартам и поддерживая порядок в чатах.
\n
Обратите внимание: эта функция является административной и требует прав доступа к Центру администрирования Microsoft 365 или Teams. Обычные пользователи не могут настроить автоматическое удаление своих сообщений в индивидуальных чатах или каналах.
\n\n
- Что такое политики хранения и зачем они нужны?
- Важное примечание
- Пошаговая настройка автоматического удаления сообщений в Teams
- Шаг 1: Доступ к Центру администрирования Microsoft 365
- Шаг 2: Переход к политикам хранения
- Шаг 3: Создание новой политики хранения
- Шаг 4: Определение параметров хранения
- Шаг 5: Установка срока хранения
- Шаг 6: Выбор расположений для применения политики
- Шаг 7: Просмотр и создание политики
- Важно: Время применения
- Частые ошибки / Устранение неполадок
- Политика не применяется или сообщения не удаляются
- Пользователи не видят изменений или не понимают, почему сообщения исчезают
- Дополнительные возможности и связанные настройки
- Часто задаваемые вопросы
Что такое политики хранения и зачем они нужны?
\n
Политики хранения позволяют организациям определять, как долго различные типы контента (сообщения чатов, файлы, электронные письма) должны храниться или удаляться. Это критически важно для:
\n
- \n
- Соответствия требованиям (Compliance): Соблюдение законодательных и отраслевых норм, требующих хранения или удаления данных в течение определенного срока.
- Управления данными: Предотвращение накопления ненужных данных, что может снизить риски утечек и упростить управление информацией.
- Конфиденциальности: Автоматическое удаление сообщений, содержащих чувствительную информацию, после истечения срока ее актуальности.
\n
\n
\n
\n
Важное примечание
\n
Для выполнения этой настройки вам потребуются права Глобального администратора (Global Administrator) или Администратора соответствия требованиям (Compliance Administrator) в вашей организации Microsoft 365.
\n
\n
Пошаговая настройка автоматического удаления сообщений в Teams
\n
Шаг 1: Доступ к Центру администрирования Microsoft 365
\n
Откройте веб-браузер и перейдите по адресу compliance.microsoft.com. Войдите, используя учетные данные администратора вашей организации.
\n
Дополнительно: Альтернативный путь
\n
Вы также можете получить доступ через Центр администрирования Microsoft 365 (admin.microsoft.com), затем выберите Показать все и перейдите в раздел Соответствие требованиям.
\n
\n
\n
Шаг 2: Переход к политикам хранения
\n
В левой навигационной панели Центра соответствия требованиям Microsoft 365 (Microsoft 365 Compliance Center) найдите и выберите Политики > Политики хранения.
\n
\n
Шаг 3: Создание новой политики хранения
\n
На странице ‘Политики хранения’ нажмите кнопку Новая политика хранения.
\n
Присвойте политике понятное имя (например, ‘Teams_Chat_Retention_1Day’) и описание, чтобы в будущем было легко понять ее назначение. Нажмите Далее.
\n
\n
Шаг 4: Определение параметров хранения
\n
На шаге ‘Определите, хотите ли вы сохранить контент, удалить его или и то, и другое’ выберите опцию Удалить элементы автоматически по истечении определенного периода. Нажмите Далее.
\n
\n
Шаг 5: Установка срока хранения
\n
На шаге ‘Определите, как долго хранить элементы’ установите срок хранения:
\n
- \n
- Выберите Пользовательский и введите 1 в поле ‘Хранить элементы в течение’.
- Из выпадающего списка выберите Дни.
\n
\n
\n
Нажмите Далее.
\n
\n
Шаг 6: Выбор расположений для применения политики
\n
На шаге ‘Выбор расположений для применения политики’ вам нужно указать, к каким типам контента и в каких службах будет применяться политика. Для автоматического удаления сообщений Teams:
\n
- \n
- Включите переключатель для ‘Сообщения чата Teams’.
- Включите переключатель для ‘Сообщения канала Teams’.
\n
\n
\n
Вы можете выбрать, применять ли политику ко всем пользователям/командам или к конкретным. Для начала рекомендуется выбрать ‘Все’ для тестирования или ‘Выбрать пользователей, группы или команды’ для более гранулированного контроля.
\n
Нажмите Далее.
\n
\n
Шаг 7: Просмотр и создание политики
\n
На последнем шаге ‘Просмотрите и завершите’ внимательно проверьте все настройки вашей политики. Убедитесь, что имя, описание, срок хранения (1 день) и выбранные расположения (чаты и каналы Teams) соответствуют вашим требованиям.
\n
Нажмите Создать эту политику.
\n
Важно: Время применения
\n
Применение новой политики хранения может занять до 24 часов, а в некоторых случаях до 7 дней, чтобы полностью распространиться по всей вашей организации Microsoft 365. Будьте терпеливы.
\n
\n
\n
Частые ошибки / Устранение неполадок
\n
Политика не применяется или сообщения не удаляются
\n
- \n
- Недостаточно прав: Убедитесь, что вы используете учетную запись с правами Глобального администратора или Администратора соответствия требованиям.
- Время применения: Помните, что политикам требуется время для распространения. Подождите до 7 дней.
- Конфликтующие политики: Если существует несколько политик хранения, Teams применяет ту, которая имеет наивысший приоритет или наиболее строгие правила. Проверьте, нет ли других политик, которые предписывают хранить сообщения дольше.
- Неправильный Scope: Убедитесь, что вы правильно выбрали ‘Сообщения чата Teams’ и ‘Сообщения канала Teams’ и указали правильных пользователей/группы/команды.
- Сообщения, находящиеся на удержании (eDiscovery hold): Сообщения, которые находятся на юридическом удержании (eDiscovery hold), не будут удалены, даже если политика хранения предписывает их удаление.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Пользователи не видят изменений или не понимают, почему сообщения исчезают
\n
Важно проинформировать пользователей о внедрении политики автоматического удаления. Объясните им, что сообщения в чатах и каналах будут удаляться через 24 часа. Это поможет избежать недоразумений и вопросов.
\n
Если пользователи жалуются на исчезновение сообщений, проверьте статус политики и убедитесь, что она активна и применяется к их учетным записям.
\n
\n
Дополнительные возможности и связанные настройки
\n
Управление уведомлениями в Teams
\n
Помимо управления сроком жизни сообщений, важно также настроить уведомления, чтобы не отвлекаться от работы. Узнайте, как отключить уведомления в Teams для одного чата, чтобы сосредоточиться на главном.
\n
\n
Сравнение с другими платформами
\n
В то время как Teams предлагает мощные административные политики, другие платформы, такие как Telegram, предоставляют пользователям возможность настраивать автореакции и самоудаляющиеся сообщения на индивидуальном уровне. Каждая платформа имеет свои особенности для управления коммуникациями.
\n
\n
Визуальные настройки в видеоконференциях
\n
Для улучшения опыта видеоконференций, помимо управления сообщениями, можно также настроить фон. Например, вы можете узнать, как в Zoom изменить фон на видео, чтобы сделать ваши встречи более профессиональными или веселыми.
\n
\n
Настройка автоматического удаления сообщений в Teams — это важный шаг к созданию более безопасной, соответствующей требованиям и управляемой среды коммуникаций. Следуя этой инструкции, вы сможете эффективно внедрить политику хранения, которая поможет вашей организации поддерживать порядок и конфиденциальность.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я, как обычный пользователь, настроить автоматическое удаление своих сообщений в Teams?
Нет, функция автоматического удаления сообщений через политики хранения доступна только администраторам организации и применяется на уровне всей организации или к определенным группам/пользователям.
Как быстро новая политика хранения применяется в Teams?
Применение новой политики может занять от 24 часов до 7 дней, чтобы полностью распространиться по всей организации Microsoft 365.
Что произойдет с сообщениями, которые были удалены по политике?
Сообщения, удаленные политикой хранения, безвозвратно удаляются из Teams и соответствующего почтового ящика пользователя, если они не находятся на юридическом удержании (eDiscovery hold).
Можно ли исключить некоторых пользователей или команды из политики удаления?
Да, на шаге ‘Выбор расположений для применения политики’ вы можете выбрать конкретных пользователей, группы или команды, к которым будет применяться или не применяться данная политика.
