Как настроить совместное использование чатов в Teams с гостем

В современном динамичном мире совместная работа выходит за рамки одной организации. Microsoft Teams предоставляет мощные инструменты для взаимодействия, и возможность общаться с внешними гостями — одна из ключевых функций. Эта инструкция поможет вам шаг за шагом настроить совместное использование чатов в Teams, чтобы вы могли эффективно взаимодействовать с партнерами, клиентами или фрилансерами, не входящими в вашу организацию.

Видеоинструкция

Предварительные требования и важные замечания

Прежде чем приступить к настройке, убедитесь, что выполнены следующие условия:

Права администратора: Для настройки гостевого доступа в Центре администрирования Teams вам потребуются права глобального администратора или администратора Teams.
Лицензия Teams: Ваша организация должна иметь соответствующую лицензию Microsoft 365, включающую Teams.
Учетная запись гостя: Гость должен иметь учетную запись Microsoft (личную или рабочую/учебную).

Пошаговая инструкция по настройке гостевого чата

Шаг 1: Проверка и настройка гостевого доступа в Центре администрирования Teams

Это самый важный шаг, который должен выполнить администратор вашей организации.

Откройте Центр администрирования Microsoft Teams.
В левой навигационной панели перейдите в раздел ‘Пользователи’ > ‘Гостевой доступ’.
Убедитесь, что параметр ‘Разрешить гостевой доступ в Teams’ установлен в положение ‘Вкл.’.
Проверьте другие параметры гостевого доступа, такие как возможность совершать звонки, использовать видео, обмениваться сообщениями и т.д. Убедитесь, что они соответствуют вашим потребностям.
Нажмите ‘Сохранить’. Изменения могут вступить в силу не сразу (до 24 часов).

Дополнительно: Различия между гостевым и внешним доступом

Важно понимать разницу между гостевым доступом и внешним доступом. Гостевой доступ позволяет приглашать отдельных пользователей из-за пределов вашей организации в команды и чаты, предоставляя им доступ к ресурсам команды. Внешний доступ (федерация) позволяет пользователям вашей организации находить, звонить и общаться с пользователями из других организаций Teams или Skype для бизнеса, но без прямого доступа к вашим командам или файлам. Для совместного использования чатов в рамках команды или группы необходим именно гостевой доступ.

Шаг 2: Добавление гостя в вашу организацию или команду

После того как гостевой доступ включен, вы можете добавить гостя.

Откройте приложение Microsoft Teams.
Перейдите в раздел ‘Команды’.
Выберите команду, в которую вы хотите добавить гостя.
Нажмите на значок ‘Дополнительные параметры’ (...) рядом с названием команды и выберите ‘Добавить участника’.
Введите адрес электронной почты гостя. Teams предложит добавить его как гостя.
Нажмите ‘Добавить’.
Гость получит приглашение по электронной почте. Ему нужно будет принять его, чтобы получить доступ.

Примечание: Вы также можете добавить гостя через Центр администрирования Microsoft 365 в разделе ‘Пользователи’ > ‘Гости’.

Шаг 3: Начало чата с гостем

После того как гость принял приглашение, вы можете начать с ним чат.

В Teams перейдите в раздел ‘Чат’.
Нажмите на значок ‘Новый чат’ (Ctrl + N).
Введите имя или адрес электронной почты гостя. Рядом с его именем будет отображаться пометка ‘(Гость)’.
Выберите гостя из списка и начните общение.

Вы также можете начать групповой чат, добавив нескольких внутренних пользователей и гостей.

Шаг 4: Обмен файлами и совместная работа в чате

В чате с гостем вы можете не только обмениваться сообщениями, но и:

Обмениваться файлами: Нажмите на значок ‘Прикрепить файл’ (скрепка) и выберите файл с компьютера или из OneDrive/SharePoint. Гости смогут просматривать и, при наличии соответствующих разрешений, редактировать файлы.
Совершать аудио/видеозвонки: Нажмите на значки ‘Видеозвонок’ или ‘Аудиозвонок’ в верхнем правом углу чата.
Демонстрировать экран: Во время звонка вы можете поделиться своим экраном. Если у вас возникли проблемы с демонстрацией, ознакомьтесь с нашей статьей: Почему не виден экран в Teams: решение проблемы.

Частые ошибки / Устранение неполадок

Ошибка 1: Гость не видит чат или не может отправлять сообщения

Возможные причины и решения:

Гостевой доступ не включен: Убедитесь, что гостевой доступ включен в Центре администрирования Teams (см. Шаг 1).
Задержка синхронизации: Иногда изменения вступают в силу с задержкой. Попробуйте подождать несколько часов.
Гость не принял приглашение: Убедитесь, что гость принял приглашение по электронной почте и вошел в Teams с той же учетной записью.
Ограничения политики: Проверьте политики обмена сообщениями для гостей в Центре администрирования Teams.

Ошибка 2: Невозможно добавить гостя

Возможные причины и решения:

Гостевой доступ отключен: Проверьте настройки гостевого доступа в Центре администрирования Teams.
Ограничения Azure AD: Возможно, в Azure Active Directory вашей организации есть политики, запрещающие добавление гостей. Обратитесь к IT-администратору.
Неверный адрес электронной почты: Убедитесь, что адрес электронной почты гостя введен правильно.

Ошибка 3: Проблемы с демонстрацией экрана гостю

Возможные причины и решения:

Разрешения в Teams: Убедитесь, что в политиках собраний для гостей разрешена демонстрация экрана.
Настройки операционной системы гостя: На macOS или Windows могут быть настройки конфиденциальности, блокирующие демонстрацию экрана. Гостю нужно проверить разрешения для Teams в системных настройках.
Проблемы с сетью: Нестабильное интернет-соединение может мешать демонстрации.
Дополнительная информация: Подробное решение этой проблемы вы найдете в нашей статье: Почему не виден экран в Teams: решение проблемы.

Ошибка 4: Гость не может присоединиться к собранию

Возможные причины и решения:

Политики собраний: Проверьте политики собраний в Центре администрирования Teams, чтобы убедиться, что гостям разрешено присоединяться.
Тип собрания: Убедитесь, что собрание не является частным или ограниченным только для внутренних пользователей.
Устаревшее приложение Teams: Попросите гостя обновить приложение Teams до последней версии.

Настройка совместного использования чатов в Teams с гостями — это мощный инструмент для расширения вашей коллаборации. Следуя этой инструкции, вы сможете легко настроить и управлять взаимодействием с внешними пользователями, обеспечивая бесперебойную и продуктивную работу.

Также может быть полезно: Как скачать список участников Zoom с временем входа и Zoom: организатор без права записи.

Часто задаваемые вопросы

Что такое гостевой доступ в Teams?

Гостевой доступ позволяет приглашать людей из-за пределов вашей организации (например, партнеров, клиентов) для участия в командах, чатах, собраниях и совместной работе над файлами в Teams.

Нужна ли гостю лицензия Teams?

Нет, гостям не нужна лицензия Teams. Они могут взаимодействовать с вашей организацией, используя свою существующую учетную запись Microsoft (личную или рабочую/учебную).

Как долго гость может оставаться в моей команде?

Гость может оставаться в вашей команде до тех пор, пока вы или администратор не удалите его. Вы можете управлять гостевыми учетными записями через Центр администрирования Microsoft 365 или Azure AD.

Может ли гость создавать новые команды?

По умолчанию гости не могут создавать новые команды. Эта функция обычно ограничена внутренними пользователями организации.

В чем разница между гостевым и внешним доступом?

Гостевой доступ позволяет приглашать пользователей в конкретные команды вашей организации с доступом к их ресурсам. Внешний доступ (федерация) позволяет пользователям вашей организации общаться с пользователями других организаций Teams или Skype для бизнеса без прямого доступа к командам или файлам.