Изменение штатного расписания в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП) — стандартная процедура, с которой регулярно сталкиваются кадровики и бухгалтеры. В зависимости от настроек программы, корректировки можно вносить напрямую в справочник или с помощью специальных документов-регистраторов, сохраняющих историю изменений. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция для обоих вариантов.
Видеоинструкция
Шаг 1. Проверка настроек ведения истории
Перед тем как вносить изменения, необходимо проверить, включена ли в системе история изменений штатного расписания. От этого зависит способ редактирования.
- Перейдите в раздел Настройка > Кадровый учет.
- Найдите ссылку Настройка штатного расписания.
- Обратите внимание на флажок Ведется история изменений штатного расписания.
Если флажок выключен, изменения вносятся прямо в карточку позиции. Если включен (рекомендуется) — все корректировки регистрируются документами «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания».
Шаг 2. Изменение штатного расписания при включенной истории
Это наиболее корректный метод, позволяющий сохранить хронологию кадровых решений.
- Откройте раздел Кадры > Штатное расписание.
- Нажмите на ссылку Изменить штатное расписание. Программа автоматически создаст документ «Изменение штатного расписания».
- В поле Дата изменений укажите число, с которого новые ставки и оклады вступают в силу.
- Используйте кнопки управления:
- Добавить позицию — для ввода совершенно новой должности.
- Изменить позицию — для корректировки окладов, надбавок или количества ставок существующих должностей.
- Закрыть позицию — для исключения должности из штатного расписания.
- После внесения правок нажмите Ctrl + Enter или кнопку Провести и закрыть.
Важно: Всегда проверяйте дату документа и дату изменений. Если провести документ «задним числом», это может привести к некорректному расчету планового ФОТ и начислений за прошлые периоды.
При создании новых документов изменения штатного расписания важно следить за их нумерацией. Если вы столкнулись со сбоем автонумерации в начале года, изучите статью о том, как изменить нумерацию в 1С на новый год: инструкция.
Дополнительно: Как временно вывести позицию из расписания
Если вам нужно временно приостановить прием сотрудников на определенную должность, не обязательно ее закрывать. Достаточно в документе изменения штатного расписания уменьшить количество ставок до 0. Также в карточке позиции можно установить флаг «Позиция утверждена» в положение «Ложь» (снять галочку), если история не ведется.
Частые ошибки и их устранение
При работе со штатным расписанием в 1С 8.3 пользователи часто сталкиваются со следующими проблемами:
- Ошибка: «Позиция штатного расписания уже занята». Возникает, если вы пытаетесь закрыть позицию, на которой числятся активные сотрудники. Сначала необходимо оформить документ «Кадровый перевод» и перевести людей на другие должности.
- Не рассчитывается ФОТ (Фонд оплаты труда). Проверьте формулу начислений. В 1С расчет ФОТ для позиции происходит по формуле:
ФОТ = ТарифнаяСтавка * КоличествоСтавок + РайонныйКоэффициентЕсли в формуле начисления допущена ошибка или не заполнены показатели, ФОТ будет равен нулю.
- Проблемы с правами доступа. Если кнопки изменения неактивны, убедитесь, что у вашей учетной записи есть роль «Кадровик» или «Администратор».
Иногда пользователи путают интерфейсные проблемы ЗУП с ERP-системами или УТ. Например, если вы работаете в комплексной конфигурации и не видите данные по складам, посмотрите, почему в 1С не отображается остаток товара в заказе.
После утверждения изменений может потребоваться подписать внутренние приказы электронной подписью. О том, как обновить сертификаты в программе, читайте в материале как изменить ЭЦП в 1С 8.3: пошаговая инструкция.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Технически в 1С это возможно, указав нужную дату в документе изменений. Однако это может повлечь за собой необходимость перерасчета зарплаты за прошлые периоды.
Что делать, если кнопка ‘Изменить штатное расписание’ недоступна?
Проверьте настройки кадрового учета. Если ведение истории отключено, кнопка будет неактивна, а изменения придется вносить напрямую в справочник.
