Расчет среднесписочной численности (ССЧ) — обязательная процедура для сдачи регламентированной отчетности (например, ЕФС-1 или РСВ). В конфигурациях 1С 8.3 этот процесс полностью автоматизирован, однако из-за методологических нюансов или ошибок ввода данных итоговые цифры могут не совпадать с ручными расчетами. В этой статье мы разберем пошаговый алгоритм получения ССЧ в «1С:Бухгалтерия 3.0» и «1С:ЗУП 3.1».
Видеоинструкция
Как рассчитывается среднесписочная численность: формула
Перед тем как перейти к интерфейсу программы, вспомним базовое правило расчета. Программа производит вычисления по стандартной формуле Росстата:
ССЧ за месяц = (Сумма списочной численности за каждый календарный день месяца) / Количество календарных дней месяцаПри этом списочная численность за выходной или праздничный день принимается равной численности за предшествующий рабочий день.
Важно: В расчет ССЧ не включаются внешние совместители, сотрудники в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком (за исключением работающих на условиях неполного рабочего времени).
Дополнительно: Кто еще исключается из расчета?
Из расчета ССЧ также исключаются лица, работающие по договорам ГПХ (гражданско-правового характера), военнослужащие при исполнении своих обязанностей, а также адвокаты и собственники организации, не получающие заработную плату.
Пошаговая инструкция по расчету ССЧ в 1С 8.3
Шаг 1. Проверка кадровых документов
Убедитесь, что все приемы на работу, увольнения и кадровые переводы за отчетный период проведены. Если вы параллельно наводите порядок в базе и обнаружили пропажу документов, вам может пригодиться статья о том, как восстановить удаленную номенклатуру в 1С: Инструкция.
Шаг 2. Формирование отчета в 1С:ЗУП 3.1
Если вы ведете учет в специализированной зарплатной конфигурации:
- Перейдите в раздел Кадры → Кадровые отчеты.
- Найдите и откройте отчет «Численность и текучесть кадров» (или «Среднесписочная численность»).
- Укажите период расчета и нажмите кнопку Сформировать (или используйте горячие клавиши Ctrl + Enter).
Шаг 3. Расчет в 1С:Бухгалтерия 8.3 (БП)
В упрощенной бухгалтерии ССЧ рассчитывается автоматически при заполнении регламентированных отчетов, но проверить ее можно через кадровые отчеты:
- Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Отчеты по кадрам.
- Выберите отчет «Среднесписочная численность».
- Задайте нужный период и нажмите Сформировать.
При подготовке отчетности также критически важно проверить реквизиты вашей компании. Если у вас изменился регион или код инспекции, узнайте, как изменить ОКТМО в 1С 8.3: Подробная инструкция для бухгалтера, а для северных и восточных регионов — как изменить уральский коэффициент в 1С: пошагово.
Частые ошибки / Устранение неполадок
Если итоговая цифра в отчете 1С не совпадает с вашими ручными расчетами, проверьте следующие параметры:
- Неверный вид занятости в карточке сотрудника: Если внешнему совместителю ошибочно установлен вид «Основное место работы», программа включит его в ССЧ. Проверьте это поле в карточке сотрудника.
- Отсутствие проведенных документов по отпускам по уходу за ребенком: Если документ «Отпуск по уходу за ребенком» не проведен или помечен на удаление, сотрудник продолжит учитываться как целая единица.
- Ошибки в графике работы: Для сотрудников на неполной ставке должен быть настроен соответствующий график работы с признаком «Неполное рабочее время», иначе программа посчитает их как сотрудников с полной занятостью.
Часто задаваемые вопросы
Входят ли декретницы в среднесписочную численность в 1С?
Нет, сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, исключаются из расчета ССЧ.
Как проверить расчет ССЧ по дням в 1С?
В 1С:ЗУП можно открыть отчет ‘Численность и текучесть кадров’, нажать ‘Настройки’, выбрать расширенный вид и добавить группировку по дням для детальной проверки.
