1.1. Открытие документа ‘Командировка’

Перейдите в раздел ‘Кадры’ > ‘Все кадровые документы’. Нажмите кнопку ‘Создать’ и выберите ‘Командировка’.

1.2. Заполнение данных приказа

• Сотрудник: Выберите сотрудника, направляемого в командировку.
• Организация: Укажите вашу организацию.
• Дата начала и Дата окончания: Введите период командировки.
• Цель командировки: Опишите цель поездки (например, ‘Участие в конференции’, ‘Переговоры с поставщиком’).
• Место назначения: Укажите город и страну.
• Оплата: Программа автоматически рассчитает средний заработок за дни командировки. Проверьте правильность расчета.

После заполнения всех полей нажмите ‘Провести и закрыть’. Вы можете распечатать приказ по форме Т-9 или Т-9а, нажав кнопку ‘Печать’.

2.1. Выдача наличными (Расходный кассовый ордер)

Перейдите в раздел ‘Банк и касса’ > ‘Кассовые документы’. Нажмите ‘Выдача’ и выберите ‘Выдача подотчетному лицу’.

• Вид операции: ‘Выдача подотчетному лицу’.
• Получатель: Выберите сотрудника.
• Сумма: Укажите сумму, выдаваемую под отчет.
• Основание: ‘На командировочные расходы по приказу №… от …’.

После заполнения нажмите ‘Провести и закрыть’. Распечатайте расходный кассовый ордер (РКО).

2.2. Перечисление на карту (Платежное поручение)

Если средства перечисляются на банковскую карту сотрудника, используйте ‘Банк и касса’ > ‘Банковские выписки’. Создайте документ ‘Списание с расчетного счета’ с видом операции ‘Перечисление подотчетному лицу’.

Убедитесь, что в поле ‘Назначение платежа’ указано ‘Перечисление подотчетных средств на командировочные расходы’.

3.1. Создание авансового отчета

Перейдите в раздел ‘Банк и касса’ > ‘Авансовые отчеты’. Нажмите ‘Создать’.

• Подотчетное лицо: Выберите сотрудника.
• Документ расхода: Укажите документ, по которому были выданы средства (РКО или платежное поручение).
• Вкладка ‘Авансы’: Проверьте, что отображается выданная сумма.
• Вкладка ‘Товары’: Если сотрудник приобретал ТМЦ, отразите их здесь.
• Вкладка ‘Оплата’: Для оплаты поставщикам.
• Вкладка ‘Прочее’: Для отражения прочих расходов (билеты, проживание, суточные).

Заполните все расходы, приложив сканы или оригиналы чеков, квитанций, билетов. Важно корректно указать ‘Вид расхода’ для правильного бухгалтерского учета.

3.2. Проведение и печать

После заполнения всех данных нажмите ‘Провести’. Программа сформирует проводки. Затем нажмите ‘Печать’, чтобы распечатать унифицированную форму АО-1.

4.1. Автоматический учет

При правильном заполнении авансового отчета и указании видов расхода, 1С автоматически формирует необходимые проводки. Например:

Дт 20 (26, 44) Кт 71.01 — Списаны командировочные расходы
Дт 71.01 Кт 50.01 (51) — Возвращен остаток неиспользованных средств
Дт 71.01 Кт 50.01 (51) — Выдана переплата по авансовому отчету

4.2. Возврат или доплата

Если у сотрудника остался неизрасходованный остаток, он должен его вернуть в кассу или на расчетный счет. Оформите ‘Поступление наличных’ (ПКО) или ‘Поступление на расчетный счет’ с видом операции ‘Возврат от подотчетного лица’. Если же сотрудник потратил больше выданной суммы, оформите ‘Выдачу подотчетному лицу’ (РКО) или ‘Списание с расчетного счета’ для доплаты.