Как отозвать отправленное письмо в Outlook до прочтения: пошаговая инструкция

Отправили письмо не тому адресату, забыли прикрепить важный файл или допустили досадную опечатку? В Microsoft Outlook есть встроенная функция, которая позволяет вернуть отправленное сообщение или заменить его на новое. Чтобы не терять важные сообщения в будущем, вам также может пригодиться статья о том, как найти письмо по отправителю и дате.

Видеоинструкция

Пошаговый алгоритм отзыва письма

Шаг 1: Перейдите в папку «Отправленные»

Откройте Outlook и перейдите в папку с отправленными письмами. Если вы хотите навести порядок в своем почтовом ящике, изучите наш материал о том, как изменить цвет папки в Outlook: пошаговый гайд.

Шаг 2: Откройте письмо в отдельном окне

Дважды кликните левой кнопкой мыши по нужному письму, чтобы открыть его в новом полноразмерном окне. Это обязательное условие — в области предпросмотра функция отзыва недоступна.

Шаг 3: Запустите функцию отзыва

На верхней ленте перейдите на вкладку «Сообщение». В группе «Перемещение» нажмите кнопку «Действия» и выберите пункт «Отозвать это сообщение…».

Для быстрого доступа к меню действий можно использовать горячие клавиши: нажмите поочередно Alt + H, затем A, W.

Шаг 4: Выберите параметры отзыва

В диалоговом окне выберите один из вариантов:

Удалить непрочитанные копии сообщения — если хотите просто стереть письмо у получателя.
Удалить непрочитанные копии и заменить их новыми — если нужно исправить текст или добавить вложение.

Обязательно оставьте галочку «Сообщать о результатах отзыва для каждого адресата», чтобы получить отчет о доставке.

Важно: Отозвать письмо можно только в том случае, если и вы, и получатель используете учетную запись Microsoft Exchange или Microsoft 365 в рамках одной организации, а само письмо еще не было прочитано.

Дополнительно: Как настроить отложенную отправку

Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, можно настроить правило отложенной отправки писем на несколько минут. Для этого перейдите в настройки правил и создайте новое правило для исходящих сообщений с задержкой доставки. Также рекомендуем настроить уведомления, используя настройку напоминаний в Outlook: пошаговый гайд.

Частые ошибки и устранение неполадок

Получатель уже прочитал письмо: В этом случае отзыв невозможен. Получатель получит уведомление о том, что вы хотели отозвать письмо.
Письмо отправлено на внешний адрес (Gmail, Mail.ru и др.): Функция работает только внутри корпоративной сети Exchange. Внешние адресаты просто получат второе письмо с темой «Отправитель хочет отозвать сообщение».
Использование Outlook Web App (браузерная версия): В веб-версии функция классического отзыва недоступна, но там можно настроить отмену отправки в течение 10 секунд после нажатия кнопки «Отправить».

Для автоматизации задержки отправки всех писем на 1 минуту можно использовать следующий VBA-скрипт:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
  Dim delayMinutes As Integer
  delayMinutes = 1
  Item.DeferredDeliveryTime = DateAdd("n", delayMinutes, Now)
End Sub

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отозвать письмо, отправленное на Gmail или Mail.ru?

Нет, функция отзыва работает только внутри корпоративной сети Microsoft Exchange. Внешний получатель получит лишь сервисное сообщение о попытке отзыва.

Узнает ли получатель, что я отозвал письмо?

Если письмо не было прочитано и отзыв прошел успешно, получатель не узнает об этом. Если отзыв не удался, ему придет уведомление.