Автоматическая отправка скрытой копии (BCC) — отличный способ архивировать переписку, контролировать работу сотрудников или вести учет писем в CRM без ведома получателя. В отличие от обычной копии (CC), адресаты в поле BCC остаются невидимыми для других участников переписки.
Видеоинструкция
Настройка автоматического BCC в Outlook с помощью VBA
Поскольку в стандартных правилах Outlook нет прямого действия ‘Добавить в скрытую копию’ (есть только открытая копия CC), для реализации этой задачи мы используем простой и безопасный макрос VBA.
Шаг 1. Откройте редактор VBA
Запустите Outlook и нажмите комбинацию клавиш Alt + F11, чтобы открыть встроенный редактор Visual Basic for Applications.
Шаг 2. Добавьте код макроса
В левой панели разверните дерево проекта и дважды кликните на ThisOutlookSession. В открывшееся окно вставьте следующий код:
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
Dim strBcc As String
strBcc = 'your-email@example.com'
Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
objRecip.Type = 3
objRecip.Resolve
End SubЗамените your-email@example.com на адрес, куда должны дублироваться письма.
Шаг 3. Сохраните изменения
Нажмите Ctrl + S для сохранения макроса и закройте окно редактора. Теперь при каждой отправке письма копия будет автоматически уходить на указанный адрес.
Важно: Чтобы макрос работал, в настройках Outlook (Файл -> Параметры -> Центр управления безопасностью -> Параметры макросов) должен быть разрешен запуск макросов. Рекомендуется выбрать пункт ‘Уведомлять обо всех макросах’.
Дополнительно: Альтернатива через правила (CC вместо BCC)
Если вам не принципиальна скрытность и достаточно обычной копии (CC), вы можете настроить это без макросов через меню ‘Правила’ -> ‘Управление правилами и оповещениями’ -> ‘Создать правило’ -> ‘Применить к отправленным мной сообщениям’ -> ‘переслать их адресатам’.
Настройка BCC в Gmail
В веб-интерфейсе Gmail нет встроенной функции автоматической скрытой копии для обычных аккаунтов. Однако эту проблему легко решить:
- Для личных аккаунтов: Установите бесплатное расширение для браузера Chrome, например, ‘Auto BCC for Gmail’.
- Для Google Workspace (бизнес): Администратор организации может настроить правила маршрутизации (Routing) в консоли администратора Google, чтобы автоматически пересылать копии писем сотрудников.
Частые ошибки и устранение неполадок
| Проблема | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Макрос в Outlook не срабатывает | Заблокирован запуск макросов системой безопасности. | Измените уровень безопасности в Центре управления безопасностью Outlook на ‘Уведомлять’ или подпишите макрос цифровой подписью. |
| Письма двоятся в папке ‘Отправленные’ | Настроено и правило CC, и макрос BCC одновременно. | Отключите дублирующие правила в настройках почтового клиента. |
Если вы часто настраиваете корпоративную почту, вам также может быть полезна статья о том, как настроить подпись только для новых писем в Outlook: инструкция.
При работе с корпоративными адресами важно не потерять другие данные. Читайте, как восстановить календарь в Outlook после сбоя.
Для автоматизации работы команды также рекомендуем изучить настройку общих контактов Outlook: Делимся базой отдела.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли настроить автоматический BCC на телефоне?
В стандартных мобильных клиентах Outlook и Gmail такой функции нет. Потребуется использовать сторонние почтовые приложения с поддержкой правил или настраивать пересылку на уровне сервера.
