Создание и отправка акта сверки взаимных расчетов через электронный документооборот (ЭДО) — это стандартная процедура, которая экономит время бухгалтера и исключает ручной ввод данных. В этой статье мы разберем, как правильно сформировать, подписать и отправить этот документ контрагенту без ошибок.
Видеоинструкция
Пошаговая инструкция по созданию акта сверки в ЭДО
Шаг 1. Подготовка данных в учетной системе
Перед формированием акта убедитесь, что все первичные документы (УПД, накладные, акты выполненных работ) проведены в вашей базе. Если вы используете интеграцию, вам поможет Настройка оповещений о поступлении денег в 1С: Инструкция, чтобы оперативно разносить платежи.
Шаг 2. Формирование XML-файла акта сверки
Современный стандарт ФНС требует передачи актов сверки в формате XML. Большинство операторов ЭДО (Диадок, СБИС, Калуга Астрал) поддерживают автоматическую генерацию из 1С.
Дополнительно: Структура XML-файла
Для разработчиков и системных администраторов ниже представлен пример структуры заголовка XML-файла акта сверки:
<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?>
<Файл ИдФайл='ON_AKTSVER_...' ВерсПрог='1.0' ВерсФорм='5.01'>
<Документ КНД='1115111'>
<СвАктСверк ДатаАкт='2023-10-25'>
</Документ>
</Файл>Шаг 3. Подписание и отправка контрагенту
Загрузите документ в личный кабинет ЭДО, выберите нужного контрагента и нажмите кнопку «Подписать и отправить». Для подписания используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если в процессе отправки возникла ошибка лимитов, изучите материал: Превышен лимит подписей в ЭДО: как исправить.
Важно: Получатель должен подписать акт со своей стороны или прислать уведомление об уточнении (разногласиях) в течение установленного договором срока.
Частые ошибки / Устранение неполадок
- Ошибка: «Контрагент не найден в сети ЭДО». Убедитесь, что у вас настроен роуминг с провайдером получателя. О том, как связать системы, читайте в статье Подключение ЭДО к сайту: пошаговая инструкция.
- Ошибка: «Невалидная подпись». Попробуйте обновить страницу, нажав Ctrl + F5, или перезапустить плагин КриптоПро CSP с помощью комбинации Ctrl + Shift + R для очистки кэша браузера.
- Разногласия в суммах. Если данные не сходятся, отклоните акт сверки, указав причину, и прикрепите протокол разногласий.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить акт сверки в формате PDF?
Да, но налоговая рекомендует XML-формат ФНС для автоматического распознавания и обработки.
Что делать, если контрагент отклонил акт сверки?
Выяснить причину разногласий, исправить данные в учетной системе и отправить скорректированный документ заново.
